Asistente y Oficial de la Gestion de Informacion - Bilingue

Descripción de la oferta

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES)

• Es responsable de la gestión de la información en la Misión de El Salvador y Guatemala.
• Actúa como la persona de referencia para el protocolo, las reglas de correspondencia, de la seguridad de los documentos, y del uso de las herramientas informáticas estándar.
• Recibe, distribuye y envia toda la correspondencia incluyendo la preparación y recepción del Pouch diplomático.
• Asegura que todos los mensajes electrónicos enviados a la Teambox de la Misión tanto de El Salvador como de Guatemala son compartidos con los empleados/as a los que le concierte el asunto.
• Se asegura de que todos los colaboradores entiendan los desafíos y apliquen las políticas y procedimientos institucionales en la materia.
• Proporciona capacitación y apoyo a los colegas sobre las herramientas informáticas y soporte técnica.
• Apoya a la jefatura en todas las cuestiones de gestión de la información y traducciones español/ingles.

Gestión de la información
• Gestiona el flujo de información, asegurando que el personal lo entienda y aplique las políticas y procedimientos institucionales adecuados.
• Contribuye activamente al desarrollo, implementación y monitoreo de programas/proyectos relacionados a la gestión de la información y participa en los intercambios sobre las nuevas prácticas.
• Gestiona, actualiza y supervisa el uso de las herramientas CICR (SharePoint, IBM Lotus Notes, Shared drives y aplicaciones de Internet)
• Redacta, revisa, edita y finaliza la correspondencia, presentaciones, y otros documentos.
• Informa a los colaboradores sobre los procedimientos, procesos, y nuevas prácticas en relación con la gestión de la información, protocolos escritos y correspondencia, normas sobre las firmas y la protección de documentos, uso y almacenamiento de los archivos y las herramientas CICR.
• Organiza, supervisa o administra las herramientas de trabajo cooperativo (TeamSpace, base de datos locales, shared drives).

Capacitación y apoyo
• Forma a todo nuevo colaborador de la Misión de El Salvador sobre programas/software CICR (briefing inicial de Outlook, Lotus Notes, TeamSpace, Intranet, Share Drives y procedimientos cancillería).
• Organiza sesiones regulares de formación a los colaboradores sobre la gestión de la información, protocolos, correspondencia, normas sobre las firmas y la protección de documentos, uso y almacenamiento de los archivos y las herramientas CICR.
• Se asegura de que los colaboradores conozcan y pongan en práctica las reglas de correspondencia y el protocolo CICR; de ser necesario, propone adaptaciones contextuales; se asegura de que toda la correspondencia protocolar que se emite en la delegación sea validada por el colaborador competente; conoce y hace aplicar las reglas en cuanto a firmas en la delegación.
• Se mantiene actualizado con relación a las herramientas estándares (de mensajería, flujo de la información, Record Manager, Intranet, etc.); se involucra en toda la evolución de las prácticas y de las herramientas, se capacita para favorecer un mejor acompañamiento a los cambios y transmite sus conocimientos.
• Se asegura de que el papel membretado, las tarjetas de visita, los sobres, etc., se produzcan conforme a las normas vigentes en cuanto a la identidad visual.

• Soporte a la Jefatura
• Redacta en español e inglés, la correspondencia protocolar o informal – de manera autónoma – para la firma de la Jefatura que es compartida para la Misión de El Salvador y Guatemala; edita y/o revisa su correspondencia, los informes u otro tipo de documentos;
• Toma las minutas de las reuniones organizadas por la jefatura
• Traduce documentos e informes de español al inglés para la Jefatura y otros departamentos.
• Apoya con la preparación de expedientes sobre temas específicos, eventos y visitas de alto nivel.
• Apoya a los otros departamentos con eventos importantes que cuenten con participación de jefatura.
• Compila y finaliza los documentos de síntesis, informes periódicos (PfR, etc.)

RECEPCIÓN:

• Brinda el acceso a la oficina y da la bienvenida a los visitantes, les proporciona información y los dirige al miembro del personal apropiado; actualiza listas y tablas, números de teléfono, direcciones, información de contacto, etc.
• Responde y redirige las llamadas entrantes y responde las preguntas de las personas que llaman.
• Recibe, distribuye y envía toda la correspondencia incluyendo la preparación y recepción de la Valija Diplomática a MEX.



PERFIL DEL PUESTO

Estudios y áreas de conocimiento específicos

• Mínimo 2 años de experiencia en un puesto similar, dentro o fuera del CICR.
• Título universitario, Licenciatura en Idioma ingles, Relaciones internacionales, Economía, u otras carreras afines.
• Excelentes habilidades de análisis, argumentación y redacción.
• Excelente conocimiento de Microsoft Excel y Power Point y otras herramientas ofimáticas,

Competencias
• Trabajo en equipo.
• Alto sentido de Ética y Manejo de Información Confidencial.
• Experiencia en priorización y manejo de tiempos de entrega en fechas clave.
• Dominio del inglés (como idioma de trabajo).
• Con conocimiento y respeto comprobable a los principios del CICR.


Ofrecemos: Sueldo competitivo, prestaciones superiores a la ley, oportunidad de contribuir en una organización internacional humanitaria.

Lugar de trabajo: San Salvador, El Salvador

Requerimientos

• Educación mínima: Universidad
• 2 años de experiencia
• Edad: entre 19 y 55 años
• Conocimientos: Organización

Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, officer, funcionario, information, informacion

Hace más de 30 días

Acerca de Comite Internacional de la Cruz Roja - El Salvador

El trabajo que realiza el Comité Internacional de la Cruz Roja, se basa en lo estipulado en los Convenciones de Ginebra de 1949, sus protocolos adicionales, estatutos - y en aquellos del Movimiento Internacional de la Cruz Roja y la Media Luna Roja - y las resoluciones de las Conferencias Internacionales de la Cruz Roja y Media Luna Roja. El CICR es una organización independiente, neutral que asegura la protección humanitaria y brinda asistencia a las vícticmas de conflictos armados y otras situ...

El trabajo que realiza el Comité Internacional de la Cruz Roja, se basa en lo estipulado en los Convenciones de Ginebra de 1949, sus protocolos adicionales, estatutos - y en aquellos del Movimiento Internacional de la Cruz Roja y la Media Luna Roja - y las resoluciones de las Conferencias Internacionales de la Cruz Roja y Media Luna Roja. El CICR es una organización independiente, neutral que asegura la protección humanitaria y brinda asistencia a las vícticmas de conflictos armados y otras situaciones de violencia. Participa en la respuesta a emergencias y al mismo tiempo promueve el respeto por ley humanitaria internacional y su implementación en las leyes locales.
Durante los años del conflicto armado en El Salvador, el CICR tuvo presencia permanente hasta que se firmaron los Acuerdos de Paz. En el año 2012, reestableció su presencia en el país desarrollando sus actividades humanitarias en diferentes ámbitos.